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Lista de tarefas

Lista de tarefas: métodos, ferramentas e como fazer!

Escrever uma lista de tarefas é uma das maneiras mais úteis para lembrar e priorizar seus afazeres num dia, semana ou até mesmo no mês. Mas, o que a maioria não sabe, é que a sua eficácia depende de como você a escreve. Eu sei porque já escrevi diversas, algumas listas foram MUITO úteis e outras apenas perda de tempo.

É fácil se perder entre as tarefas, subitens e lembretes de todas as mil coisas que fazemos durante o dia. Um dos maiores erros em meio a correria é não se concentrar em prioridades. Assim, não faça uma lista de itens gigantesca que não serão cumpridos.

Existem dois tipos de pessoas: as que usam caderno para se organizar e as que utilizam aplicativos. Neste artigo nós vamos te ensinar algumas técnicas e ferramentas que se encaixam nos dois cenários.

O segredo da lista de tarefas: comece com um método!

Para quem gosta de escrever

O Bullet Journal é um método para quem gosta de escrever e que leva a sua lista de tarefas para um outro nível de organização. Ela lhe permite: dividir e organizar afazeres por tipos; mesclar tarefas entre pessoais e profissionais; manter o controle de eventos e ideias; e descobrir quais as tarefas você deve abandonar completamente.

A melhor parte do método é que ele pode se adaptar às suas necessidades. Ele pode ser usado num moleskine ou – o mais indicado – em um caderno quadriculado como o da figura abaixo.

Lista de tarefas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para você começar, cada item deve ser anotado com um identificador diferente. Por exemplo, realizar uma ação (exemplo, limpar a casa) é identificado com um marcador simples como (•) e eventos (exemplo, uma festa de aniversário) são marcados com um triângulo. Veja exemplo:

Lista de tarefas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Símbolos extras ajudam a categorizar ainda mais cada item da lista – um asterisco ao lado de um item significa que ele é uma prioridade. Crie um índice para cada novo marcador e sempre coloque a data antes das tarefas para você não se perder no tempo.

Ao terminar um item, faça um “X” em cima do marcador para indicar que a tarefa foi cumprida. No dia seguinte, veja as que você conseguiu completar e reorganize o seu dia.

O sistema de marcador customizável – criar índices e organizadores – ajuda você a planejar cada dia e identificar como está distribuído o seu tempo. É um sistema de registro em diário detalhado que leva algum tempo para se acostumar, mas é uma maneira altamente eficiente de registrar todas as tarefas do seu dia, eventos e ideias.

Para os amantes da tecnologia

Aos adeptos da tecnologia, utilizar um aplicativo no celular é sempre mais prático e fácil. O grande benefício de usar da tecnologia é a sua interatividade aliada da integração com diversas outras ferramentas.

Eu, por exemplo, sou da turma da tecnologia e utilizo do Wunderlist para organizar as minhas tarefas. Gosto dele porque ele tem um sistema de lembretes efetivo e vai do desktop ao app para celular/tablet, além de possuir uma extensão para Google Chrome.

Já me aventurei por muitos aplicativos como o TodoIst, o Evernote, Google Keep, mas o Wunder os superou de longe. E ah, as dicas a seguir cabem tanto para quem escreve, quanto para quem for utilizar um app.

Quebre em tarefas menores

Eu sempre evito escrever tarefas de forma vaga. É aconselhável que se crie uma tarefa principal para depois dividir tudo em pequenos itens.

Por exemplo, ao criar um item como “Organizar meu dinheiro” você poderia escrever “Organizar ganhos e gastos pessoais”. No esboço você pode listar subitens como “Registrar os gastos diários e mensais”, “Levantar o ganho total mensal”, e assim por diante até que você tenha toda a lista de itens para concluir a tarefa final.

É menos intimidante e mais fácil começar quando você vê tarefas menores em vez de projetos gigantes. E você estará menos inclinado a procrastinar se você tem uma lista de itens que são mais fáceis de concluir.

Organize sua lista de tarefas por importância e urgência

Aqui mora o grande segredo: nem todas as tarefas são iguais em importância. Parece óbvio mas é neste item que a grande maioria das pessoas se perdem.

Para você se organizar melhor tente utilizar o conceito do Steven Covey, a Matriz de Prioridades. Ela é bem simples de fazer e você precisa apenas fazer um desenho como o abaixo:

Lista de tarefas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Com ela você terá um melhor panorama e uma forma efetiva de priorizar tudo o que você precisa fazer. Comece com as tarefas que você julga urgente e depois vá descendo na escala de prioridade e preenchendo os outros quadrantes da matriz.

Não subestime o poder da matriz. Ela irá lhe dar um panorama gigantesco sobre suas tarefas e também, com o tempo, te dar a habilidade de priorizar todas as ações que você fizer de forma correta.

O Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto afirma que 80% dos resultados vêm de 20% das causas. Essa distribuição ocorre em todos os tipos de aspectos da vida e dos negócios, e você também pode aplicá-lo para a sua lista de tarefas.

Essa é também mais uma técnica de priorização que te ajuda a garantir uma lista produtiva. Ao atualizar a minha lista de tarefas, eu tento também atribuir um nível de importância além da categoria. Você pode tentar fazer isso da seguinte forma:

Em uma escala de 1-10, quanto é a energia que a tarefa irá me tomar?

Em uma escala de 1-10, qual o impacto ela irá ter no meu dia a dia?

Em uma escala de 1-5, o que é a prioridade?

Comece com os itens da lista que requerem um mínimo de esforço, mas produzem os resultados mais positivos. Isso garante que você está se concentrando em uma menor quantidade de esforço para obter mais impacto na sua vida. Assim, você consegue trabalhar de forma inteligente e produtiva.

Menos pode ser mais!

Uma tática substancial no seu dia a dia pode ser identificar 2 ou 3 tarefas mais importantes na sua lista e se concentrar em concluir aquela “missão impossível“. Todo o resto da lista de tarefas se torna secundário, o que seria bom para alcançar objetivos maiores.

Se você quiser agilizar a sua lista, você pode apagar tudo o que é menos importante, focar nas tarefas maiores e, quando terminá-las, reescrever toda ela.

Sempre irá acontecer de você encontrar obrigações durante a realização de tarefas, assim, você mantem a sua lista atualizada de acordo com o que já aconteceu durante as tarefas maiores.

Fazer ou não fazer uma lista de tarefas?

Escrever o que você precisa fazer é interessante em diversos aspectos. Quando eu faço uma lista de tarefas, sinto que estou aliviando a minha memória de preocupações e me passa a segurança de que tenho controle sobre tudo o que tenho que fazer.

Como disse, já fiz diversas listas e muitas não deram certo. Quando passei a prestar mais atenção em “como fazer” e vê-la como algo importante para o meu dia, meu tempo ficou melhor organizado.

E ah, vale a dica: não bombardeie-se com pequenos detalhes, nem “brigue” consigo quando uma lista não der certo ou quando não conseguir concluir uma tarefa. Tente descobrir quais técnicas tornam você mais produtivo.

Como você escreve sua lista de tarefas? Compartilhe nos comentários!

Gestão do tempo: 07 ferramentas para ter mais tempo no seu dia!

Produtividade: alcançando resultados relevantes!

Vivemos em uma época em que o tempo é considerado um dos maiores objetos de desejo da população. Tanto que a frase que mais tenho escutado é “24 horas é muito pouco para fazer tudo que planejei durante o dia”.

É óbvio que o dia tem a mesma duração para todos. Então, por que algumas pessoas conseguem alcançar diversos resultados relevantes no final do dia, enquanto outras não sabem nem por onde começar?

Listamos algumas dicas e práticas que podem te ajudar a gerenciar melhor seu tempo e atingir um alto grau de produtividade.

Vamos lá?

ENTENDENDO O QUE É SER PRODUTIVO

O primeiro passo para começar a gerenciar melhor seu tempo é compreender o significado de produtividade.

Muitas pessoas associam ser produtivo com estar sempre atarefado e ocupado realizando alguma atividade. Mas não é bem assim.

Ela pode ser descrita como uma espécie de estado de organização, em que o aproveitamento do tempo e dos recursos garantem o alcance de um objetivo.

O que é ser produtivo

De maneira simples, podemos dizer que ser produtivo é gerenciar estrategicamente seu tempo e concluir suas tarefas rapidamente e com um menor gasto de recursos.

Ou seja, como dito pelo empresário Paulo J. Meyer: a produtividade não é acidente, ela é um resultado do comprometimento com a excelência, inteligência, planejamento e esforço focado.

O inventor Thomas A. Edison tem uma frase que resume bem essa confusão na definição do que é ser produtivo.

“Estar ocupado nem sempre significa trabalho de verdade. O objetivo de todo trabalho é produção ou conquista, e para qualquer um desses objetivos deve haver previsão, sistematização, planejamento, inteligência e propósito honesto, assim como transpiração. Parecer estar fazendo não é fazer.”

Então, para ser produtivo é preciso seguir as palavras-chave: foco, planejamento, dedicação e comprometimento.

ENTENDA O QUE TE MOTIVA

Existe uma conexão evidente entre motivação e qualidade final de uma determinada tarefa. Então, compreender o que te traz satisfação e te motiva a acordar todas as manhãs para trabalhar é muito importante.

  • Contas a pagar?
  • Crescimento profissional?
  • Fazer aquela viagem dos sonhos?

É preciso olhar para sua vida pessoal e profissional com um olhar mais crítico. Não é difícil, pode acreditar!

Olhe ao seu redor e encontre o que te inspira e te agrada. Faça uma análise de quais são seus objetivos e sonhos a longo e curto prazo.

Essa reflexão te ajuda a melhorar o seu desempenho ao longo do dia e entregar um trabalho final com maior qualidade. Já que quando identificamos um sonho ou objetivo, trabalhamos duro até obter os resultados desejados.

Podemos dizer que a motivação é o combustível básico para ser mais produtivo.

MANTENHA O FOCO

Estar focado em uma atividade é essencial para alcançar resultados relevantes.

De acordo com um estudo realizado pelo Productivity Institute, as pessoas costumam gastar 80% de um dia de trabalho realizando tarefas pouco ou nada importantes. Enquanto apenas 20% do dia é destinado a atividades realmente valiosas.

As tarefas precisam ser organizadas observando o grau de valor que possuem e o quão complexas são. Por isso o planejamento é tão necessário.

Mantenha o foco

O mesmo estudo diz que gastar uma hora planejando e se organizando faz com que 10 horas sejam economizadas durante a produção de um conteúdo.

Ou seja, você não estará perdendo tempo ao planejar o seu dia e as tarefas que serão realizadas ao longo dele. Isso fará com que o processo de produção seja mais simples, já que você saberá exatamente o que e quando produzir.

Entretanto, vivemos uma época em que a multitarefa é erroneamente associada ao aumento da produtividade. Isso afeta a manutenção do foco e, consequentemente, a qualidade daquilo que está sendo produzido.

NÃO SEJA MULTITAREFA

O conceito de multitarefa surgiu com o advento da internet e da capacidade que os computadores possuem de processar várias atividades ao mesmo tempo. Desde então, muitas pessoas incorporaram ao seu dia-a-dia profissional as práticas da multitarefa. Porém, não somos máquinas.

A neurociência já provou que o cérebro humano é incapaz de se concentrar igualmente em mais de uma tarefa, sobretudo, naquelas que exigem algum esforço cognitivo. Ele elege como foco aquela mais interessante e ignora as outras.

Ainda, segundo um artigo publicado pela Harvard Business Review, os profissionais que realizam muitas atividades ao mesmo tempo podem ter uma queda de 40% no desenvolvimento do trabalho e um aumento de 10% no nível de estresse.

Por isso, desista de ser multitarefa.

Procure organizar seu dia para que seja possível focar em uma atividade por vez.

COMPREENDA SUA ROTINA

O próximo passo é compreender sua própria rotina. Faça uma autoanálise e observe em quais períodos do dia você é mais produtivo.

Muitas pessoas se sentem mais focadas nas primeiras horas do dia. Outras, após o almoço.

Compreenda sua rotina

Defina o horário em que suas ideias estão fluindo mais naturalmente e procure aproveitar todo esse tempo ao máximo.

Mas, como aproveitar seu tempo da melhor maneira?

Planeje todas as suas atividades do dia na noite anterior, ou até mesmo na semana anterior. Pode ter certeza que sua rotina de trabalho ficará mais produtiva e menos estressante.

Mas só o planejamento não é eficaz. É necessário ter disciplina e dedicação, ainda mais quando os vilões da produtividade estão ao nosso redor durante todo o expediente.

FUJA DAS DISTRAÇÕES

O ambiente de trabalho é cheio de distrações. São pequenas coisas que podem desconcentrar e tirar o seu foco em apenas alguns segundos.

Aquele momento barulhento no escritório ou a colega tagarela da mesa ao lado. Distrações pessoais também são comuns, como o vício em checar e-mails ou redes sociais.

Primeiramente, é preciso identificar o motivo que te distrai e tomar as devidas providências. No infográfico sobre os 4 maiores vilões da produtividade você encontrará dicas infalíveis para detectar e vencer as distrações.

Redes Sociais

É muito comum encontrar em nossos círculos de relacionamento aquela pessoa que não consegue largar o smartphone e as redes sociais por nada. Que está sempre conversando com os amigos via Facebook ou curtindo fotos no Instagram.

Não há nada de errado nisso, desde que não seja no momento de trabalho.

As redes sociais podem ser consideradas uma das maiores distrações no ambiente profissional. Mas, pequenas mudanças de hábito podem evitar com que sua performance seja prejudicada.

  • Utilize as redes sociais somente nos momentos de pausa.
  • Determine um período de tempo para o uso.
  • Instale plug-ins e extensões que bloqueiam algumas funcionalidades, como chat e Feed de Notícias. Recomendações: Kill News Feed | News Feed Eradicator

E-mail

De acordo com uma pesquisa da Future Work, 62% das pessoas mantém a janela de e-mail aberta durante todo o dia. Ainda, quase 50% possuem no celular um sistema de notificação automática ao receberem novas mensagens.

O estudo foi realizado com um grupo de dois mil trabalhadores ingleses, mas pode ser associado facilmente à nossa realidade.

Os pesquisadores identificaram uma relação direta entre a prática de checar e-mails o tempo todo com a elevação dos níveis de estresse das pessoas. Então, além de prejudicar o seu desenvolvimento no trabalho esse vício pode afetar sua saúde.

Qual a alternativa?

Reduza a quantidade de vezes que você checa o e-mail e procure definir horários (períodos) apenas para respondê-los ou apagá-los.

Mas não se desespere. Existem uma série de ferramentas que podem te ajudar com essa e outras distrações.

Ferramentas para aumentar o desempenho e combater as distrações

Há inúmeras ferramentas que podem te auxiliar no processo de conquista da alta performance no trabalho.

Porém, é importante lembrar que as mudanças devem ser trabalhadas de dentro para fora.

Mas, se você chegou até aqui, acredito que tenha compreendido a importância da mudança de hábitos prejudiciais ao seu desempenho no trabalho.

Então, vamos lá!

Inbox

Aplicativo de e-mail do Google que organiza de maneira inteligente sua caixa de entrada. Disponível para versão web ou aparelhos Android e iOS, ele agrupa cada mensagem em uma categoria específica, como viagens, compras e finanças.

BatchedInbox

Com esse aplicativo você poderá pré-definir quais horários deseja receber e-mails.

Unroll.me

Facilita o processo de descadastramento de listas no e-mail, possibilitando que isso seja feito em conjunto.

Pocket

O excesso de informações é um dos principais problemas da sociedade moderna. Para lidar com isso você pode recorrer ao Pocket.

Com ele é possível salvar materiais interessantes encontrados pela internet para ler depois. E o melhor, pode ser acessado online e off-line.

Evernote

Bastante útil para anotar e guardar ideias com maior segurança, já que com as folhas de papel a probabilidade que elas se percam é maior.

Trello

Utilizado para organizar tarefas e projetos. Uma de suas funcionalidades é criar cartões de atividades a fazer, as que estão em processo e as já finalizadas.

Todoist

Aplicativo que utiliza a técnica Pomodoro para gerenciamento de tempo. Com ele, você pode definir os minutos para trabalhar e para descansar.

PomoDone (Mac e PC)

Funciona da mesma maneira que o PomodoroOne e possui a funcionalidade de integrar vários gerenciadores de tarefa, como o Trello e o Evernote.

CONCLUSÃO

Gerenciar seu tempo é importantíssimo para alcançar um alto desempenho no seu trabalho.

É muito comum encontrar pessoas que recorrem a várias técnicas e ferramentas para melhorar a gestão do tempo e o foco no ambiente de trabalho, mas continuam obtendo resultados negativos no final do dia.

Não basta construir uma fachada bonita quando a base não é sólida.

Se conheça e faça uma mudança de hábitos pessoais que prejudiquem a sua performance no trabalho, fortalecendo aqueles que são positivos. Equilibre a sua saúde mental, física e espiritual.

Somente depois utilize as ferramentas e técnicas como apoio.

Por isso é tão importante conhecer sua rotina e o que te motiva.

Gostou das dicas? Compartilhe conosco sua opinião ou nos conte outras técnicas para aproveitar melhor o tempo e melhorar o desempenho.

Até a próxima!