Lista de tarefas: métodos, ferramentas e como fazer!
Escrever uma lista de tarefas é uma das maneiras mais úteis para lembrar e priorizar seus afazeres num dia, semana ou até mesmo no mês. Mas, o que a maioria não sabe, é que a sua eficácia depende de como você a escreve. Eu sei porque já escrevi diversas, algumas listas foram MUITO úteis e outras apenas perda de tempo.
É fácil se perder entre as tarefas, subitens e lembretes de todas as mil coisas que fazemos durante o dia. Um dos maiores erros em meio a correria é não se concentrar em prioridades. Assim, não faça uma lista de itens gigantesca que não serão cumpridos.
Existem dois tipos de pessoas: as que usam caderno para se organizar e as que utilizam aplicativos. Neste artigo nós vamos te ensinar algumas técnicas e ferramentas que se encaixam nos dois cenários.
O segredo da lista de tarefas: comece com um método!
Para quem gosta de escrever
O Bullet Journal é um método para quem gosta de escrever e que leva a sua lista de tarefas para um outro nível de organização. Ela lhe permite: dividir e organizar afazeres por tipos; mesclar tarefas entre pessoais e profissionais; manter o controle de eventos e ideias; e descobrir quais as tarefas você deve abandonar completamente.
A melhor parte do método é que ele pode se adaptar às suas necessidades. Ele pode ser usado num moleskine ou – o mais indicado – em um caderno quadriculado como o da figura abaixo.
Para você começar, cada item deve ser anotado com um identificador diferente. Por exemplo, realizar uma ação (exemplo, limpar a casa) é identificado com um marcador simples como (•) e eventos (exemplo, uma festa de aniversário) são marcados com um triângulo. Veja exemplo:
Símbolos extras ajudam a categorizar ainda mais cada item da lista – um asterisco ao lado de um item significa que ele é uma prioridade. Crie um índice para cada novo marcador e sempre coloque a data antes das tarefas para você não se perder no tempo.
Ao terminar um item, faça um “X” em cima do marcador para indicar que a tarefa foi cumprida. No dia seguinte, veja as que você conseguiu completar e reorganize o seu dia.
O sistema de marcador customizável – criar índices e organizadores – ajuda você a planejar cada dia e identificar como está distribuído o seu tempo. É um sistema de registro em diário detalhado que leva algum tempo para se acostumar, mas é uma maneira altamente eficiente de registrar todas as tarefas do seu dia, eventos e ideias.
Para os amantes da tecnologia
Aos adeptos da tecnologia, utilizar um aplicativo no celular é sempre mais prático e fácil. O grande benefício de usar da tecnologia é a sua interatividade aliada da integração com diversas outras ferramentas.
Eu, por exemplo, sou da turma da tecnologia e utilizo do Wunderlist para organizar as minhas tarefas. Gosto dele porque ele tem um sistema de lembretes efetivo e vai do desktop ao app para celular/tablet, além de possuir uma extensão para Google Chrome.
Já me aventurei por muitos aplicativos como o TodoIst, o Evernote, Google Keep, mas o Wunder os superou de longe. E ah, as dicas a seguir cabem tanto para quem escreve, quanto para quem for utilizar um app.
Quebre em tarefas menores
Eu sempre evito escrever tarefas de forma vaga. É aconselhável que se crie uma tarefa principal para depois dividir tudo em pequenos itens.
Por exemplo, ao criar um item como “Organizar meu dinheiro” você poderia escrever “Organizar ganhos e gastos pessoais”. No esboço você pode listar subitens como “Registrar os gastos diários e mensais”, “Levantar o ganho total mensal”, e assim por diante até que você tenha toda a lista de itens para concluir a tarefa final.
É menos intimidante e mais fácil começar quando você vê tarefas menores em vez de projetos gigantes. E você estará menos inclinado a procrastinar se você tem uma lista de itens que são mais fáceis de concluir.
Organize sua lista de tarefas por importância e urgência
Aqui mora o grande segredo: nem todas as tarefas são iguais em importância. Parece óbvio mas é neste item que a grande maioria das pessoas se perdem.
Para você se organizar melhor tente utilizar o conceito do Steven Covey, a Matriz de Prioridades. Ela é bem simples de fazer e você precisa apenas fazer um desenho como o abaixo:
Com ela você terá um melhor panorama e uma forma efetiva de priorizar tudo o que você precisa fazer. Comece com as tarefas que você julga urgente e depois vá descendo na escala de prioridade e preenchendo os outros quadrantes da matriz.
Não subestime o poder da matriz. Ela irá lhe dar um panorama gigantesco sobre suas tarefas e também, com o tempo, te dar a habilidade de priorizar todas as ações que você fizer de forma correta.
O Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto afirma que 80% dos resultados vêm de 20% das causas. Essa distribuição ocorre em todos os tipos de aspectos da vida e dos negócios, e você também pode aplicá-lo para a sua lista de tarefas.
Essa é também mais uma técnica de priorização que te ajuda a garantir uma lista produtiva. Ao atualizar a minha lista de tarefas, eu tento também atribuir um nível de importância além da categoria. Você pode tentar fazer isso da seguinte forma:
Em uma escala de 1-10, quanto é a energia que a tarefa irá me tomar?
Em uma escala de 1-10, qual o impacto ela irá ter no meu dia a dia?
Em uma escala de 1-5, o que é a prioridade?
Comece com os itens da lista que requerem um mínimo de esforço, mas produzem os resultados mais positivos. Isso garante que você está se concentrando em uma menor quantidade de esforço para obter mais impacto na sua vida. Assim, você consegue trabalhar de forma inteligente e produtiva.
Menos pode ser mais!
Uma tática substancial no seu dia a dia pode ser identificar 2 ou 3 tarefas mais importantes na sua lista e se concentrar em concluir aquela “missão impossível“. Todo o resto da lista de tarefas se torna secundário, o que seria bom para alcançar objetivos maiores.
Se você quiser agilizar a sua lista, você pode apagar tudo o que é menos importante, focar nas tarefas maiores e, quando terminá-las, reescrever toda ela.
Sempre irá acontecer de você encontrar obrigações durante a realização de tarefas, assim, você mantem a sua lista atualizada de acordo com o que já aconteceu durante as tarefas maiores.
Fazer ou não fazer uma lista de tarefas?
Escrever o que você precisa fazer é interessante em diversos aspectos. Quando eu faço uma lista de tarefas, sinto que estou aliviando a minha memória de preocupações e me passa a segurança de que tenho controle sobre tudo o que tenho que fazer.
Como disse, já fiz diversas listas e muitas não deram certo. Quando passei a prestar mais atenção em “como fazer” e vê-la como algo importante para o meu dia, meu tempo ficou melhor organizado.
E ah, vale a dica: não bombardeie-se com pequenos detalhes, nem “brigue” consigo quando uma lista não der certo ou quando não conseguir concluir uma tarefa. Tente descobrir quais técnicas tornam você mais produtivo.
Como você escreve sua lista de tarefas? Compartilhe nos comentários!