Vivemos em uma época em que o tempo é considerado um dos maiores objetos de desejo da população. Tanto que a frase que mais tenho escutado é “24 horas é muito pouco para fazer tudo que planejei durante o dia”.
É óbvio que o dia tem a mesma duração para todos. Então, por que algumas pessoas conseguem alcançar diversos resultados relevantes no final do dia, enquanto outras não sabem nem por onde começar?
Listamos algumas dicas e práticas que podem te ajudar a gerenciar melhor seu tempo e atingir um alto grau de produtividade.
Vamos lá?
ENTENDENDO O QUE É SER PRODUTIVO
O primeiro passo para começar a gerenciar melhor seu tempo é compreender o significado de produtividade.
Muitas pessoas associam ser produtivo com estar sempre atarefado e ocupado realizando alguma atividade. Mas não é bem assim.
Ela pode ser descrita como uma espécie de estado de organização, em que o aproveitamento do tempo e dos recursos garantem o alcance de um objetivo.
De maneira simples, podemos dizer que ser produtivo é gerenciar estrategicamente seu tempo e concluir suas tarefas rapidamente e com um menor gasto de recursos.
Ou seja, como dito pelo empresário Paulo J. Meyer: a produtividade não é acidente, ela é um resultado do comprometimento com a excelência, inteligência, planejamento e esforço focado.
O inventor Thomas A. Edison tem uma frase que resume bem essa confusão na definição do que é ser produtivo.
“Estar ocupado nem sempre significa trabalho de verdade. O objetivo de todo trabalho é produção ou conquista, e para qualquer um desses objetivos deve haver previsão, sistematização, planejamento, inteligência e propósito honesto, assim como transpiração. Parecer estar fazendo não é fazer.”
Então, para ser produtivo é preciso seguir as palavras-chave: foco, planejamento, dedicação e comprometimento.
ENTENDA O QUE TE MOTIVA
Existe uma conexão evidente entre motivação e qualidade final de uma determinada tarefa. Então, compreender o que te traz satisfação e te motiva a acordar todas as manhãs para trabalhar é muito importante.
- Contas a pagar?
- Crescimento profissional?
- Fazer aquela viagem dos sonhos?
É preciso olhar para sua vida pessoal e profissional com um olhar mais crítico. Não é difícil, pode acreditar!
Olhe ao seu redor e encontre o que te inspira e te agrada. Faça uma análise de quais são seus objetivos e sonhos a longo e curto prazo.
Essa reflexão te ajuda a melhorar o seu desempenho ao longo do dia e entregar um trabalho final com maior qualidade. Já que quando identificamos um sonho ou objetivo, trabalhamos duro até obter os resultados desejados.
Podemos dizer que a motivação é o combustível básico para ser mais produtivo.
MANTENHA O FOCO
Estar focado em uma atividade é essencial para alcançar resultados relevantes.
De acordo com um estudo realizado pelo Productivity Institute, as pessoas costumam gastar 80% de um dia de trabalho realizando tarefas pouco ou nada importantes. Enquanto apenas 20% do dia é destinado a atividades realmente valiosas.
As tarefas precisam ser organizadas observando o grau de valor que possuem e o quão complexas são. Por isso o planejamento é tão necessário.
O mesmo estudo diz que gastar uma hora planejando e se organizando faz com que 10 horas sejam economizadas durante a produção de um conteúdo.
Ou seja, você não estará perdendo tempo ao planejar o seu dia e as tarefas que serão realizadas ao longo dele. Isso fará com que o processo de produção seja mais simples, já que você saberá exatamente o que e quando produzir.
Entretanto, vivemos uma época em que a multitarefa é erroneamente associada ao aumento da produtividade. Isso afeta a manutenção do foco e, consequentemente, a qualidade daquilo que está sendo produzido.
NÃO SEJA MULTITAREFA
O conceito de multitarefa surgiu com o advento da internet e da capacidade que os computadores possuem de processar várias atividades ao mesmo tempo. Desde então, muitas pessoas incorporaram ao seu dia-a-dia profissional as práticas da multitarefa. Porém, não somos máquinas.
A neurociência já provou que o cérebro humano é incapaz de se concentrar igualmente em mais de uma tarefa, sobretudo, naquelas que exigem algum esforço cognitivo. Ele elege como foco aquela mais interessante e ignora as outras.
Ainda, segundo um artigo publicado pela Harvard Business Review, os profissionais que realizam muitas atividades ao mesmo tempo podem ter uma queda de 40% no desenvolvimento do trabalho e um aumento de 10% no nível de estresse.
Por isso, desista de ser multitarefa.
Procure organizar seu dia para que seja possível focar em uma atividade por vez.
COMPREENDA SUA ROTINA
O próximo passo é compreender sua própria rotina. Faça uma autoanálise e observe em quais períodos do dia você é mais produtivo.
Muitas pessoas se sentem mais focadas nas primeiras horas do dia. Outras, após o almoço.
Defina o horário em que suas ideias estão fluindo mais naturalmente e procure aproveitar todo esse tempo ao máximo.
Mas, como aproveitar seu tempo da melhor maneira?
Planeje todas as suas atividades do dia na noite anterior, ou até mesmo na semana anterior. Pode ter certeza que sua rotina de trabalho ficará mais produtiva e menos estressante.
Mas só o planejamento não é eficaz. É necessário ter disciplina e dedicação, ainda mais quando os vilões da produtividade estão ao nosso redor durante todo o expediente.
FUJA DAS DISTRAÇÕES
O ambiente de trabalho é cheio de distrações. São pequenas coisas que podem desconcentrar e tirar o seu foco em apenas alguns segundos.
Aquele momento barulhento no escritório ou a colega tagarela da mesa ao lado. Distrações pessoais também são comuns, como o vício em checar e-mails ou redes sociais.
Primeiramente, é preciso identificar o motivo que te distrai e tomar as devidas providências. No infográfico sobre os 4 maiores vilões da produtividade você encontrará dicas infalíveis para detectar e vencer as distrações.
Redes Sociais
É muito comum encontrar em nossos círculos de relacionamento aquela pessoa que não consegue largar o smartphone e as redes sociais por nada. Que está sempre conversando com os amigos via Facebook ou curtindo fotos no Instagram.
Não há nada de errado nisso, desde que não seja no momento de trabalho.
As redes sociais podem ser consideradas uma das maiores distrações no ambiente profissional. Mas, pequenas mudanças de hábito podem evitar com que sua performance seja prejudicada.
- Utilize as redes sociais somente nos momentos de pausa.
- Determine um período de tempo para o uso.
- Instale plug-ins e extensões que bloqueiam algumas funcionalidades, como chat e Feed de Notícias. Recomendações: Kill News Feed | News Feed Eradicator
E-mail
De acordo com uma pesquisa da Future Work, 62% das pessoas mantém a janela de e-mail aberta durante todo o dia. Ainda, quase 50% possuem no celular um sistema de notificação automática ao receberem novas mensagens.
O estudo foi realizado com um grupo de dois mil trabalhadores ingleses, mas pode ser associado facilmente à nossa realidade.
Os pesquisadores identificaram uma relação direta entre a prática de checar e-mails o tempo todo com a elevação dos níveis de estresse das pessoas. Então, além de prejudicar o seu desenvolvimento no trabalho esse vício pode afetar sua saúde.
Qual a alternativa?
Reduza a quantidade de vezes que você checa o e-mail e procure definir horários (períodos) apenas para respondê-los ou apagá-los.
Mas não se desespere. Existem uma série de ferramentas que podem te ajudar com essa e outras distrações.
Ferramentas para aumentar o desempenho e combater as distrações
Há inúmeras ferramentas que podem te auxiliar no processo de conquista da alta performance no trabalho.
Porém, é importante lembrar que as mudanças devem ser trabalhadas de dentro para fora.
Mas, se você chegou até aqui, acredito que tenha compreendido a importância da mudança de hábitos prejudiciais ao seu desempenho no trabalho.
Então, vamos lá!
Inbox
Aplicativo de e-mail do Google que organiza de maneira inteligente sua caixa de entrada. Disponível para versão web ou aparelhos Android e iOS, ele agrupa cada mensagem em uma categoria específica, como viagens, compras e finanças.
Com esse aplicativo você poderá pré-definir quais horários deseja receber e-mails.
Facilita o processo de descadastramento de listas no e-mail, possibilitando que isso seja feito em conjunto.
O excesso de informações é um dos principais problemas da sociedade moderna. Para lidar com isso você pode recorrer ao Pocket.
Com ele é possível salvar materiais interessantes encontrados pela internet para ler depois. E o melhor, pode ser acessado online e off-line.
Bastante útil para anotar e guardar ideias com maior segurança, já que com as folhas de papel a probabilidade que elas se percam é maior.
Utilizado para organizar tarefas e projetos. Uma de suas funcionalidades é criar cartões de atividades a fazer, as que estão em processo e as já finalizadas.
Aplicativo que utiliza a técnica Pomodoro para gerenciamento de tempo. Com ele, você pode definir os minutos para trabalhar e para descansar.
Funciona da mesma maneira que o PomodoroOne e possui a funcionalidade de integrar vários gerenciadores de tarefa, como o Trello e o Evernote.
CONCLUSÃO
Gerenciar seu tempo é importantíssimo para alcançar um alto desempenho no seu trabalho.
É muito comum encontrar pessoas que recorrem a várias técnicas e ferramentas para melhorar a gestão do tempo e o foco no ambiente de trabalho, mas continuam obtendo resultados negativos no final do dia.
Não basta construir uma fachada bonita quando a base não é sólida.
Se conheça e faça uma mudança de hábitos pessoais que prejudiquem a sua performance no trabalho, fortalecendo aqueles que são positivos. Equilibre a sua saúde mental, física e espiritual.
Somente depois utilize as ferramentas e técnicas como apoio.
Por isso é tão importante conhecer sua rotina e o que te motiva.
Gostou das dicas? Compartilhe conosco sua opinião ou nos conte outras técnicas para aproveitar melhor o tempo e melhorar o desempenho.
Até a próxima!
