Convenhamos: escritórios abertos podem ser um pesadelo, especialmente quando se está trabalhando em algo que requer total atenção. Para piorar, os colegas podem ser uma distração – talvez porque conversem em altas vozes ou porque o celular deles não pare de tocar. Como fazer as pazes com o escritório aberto? Como lidar com colegas barulhentos que roubam seu foco? Qual a melhor forma de contornar o barulho e as distrações no escritório sem passar por antissocial ou grosseiro?

O que dizem os especialistas

Os prós e contras dos escritórios abertos estão sempre em debate. Algumas pesquisas indicam que eles despertam criatividade e espírito de equipe, enquanto estudos mais recentes sugerem que estimulam os funcionários a evitar os colegas. Quando bem projetados, os escritórios abertos podem promover o trabalho em equipe, pois “oferecem boas oportunidades de interação com todas as pessoas da empresa”, afirma David Burkus, professor adjunto da Oral Roberts University e autor do livro Friend of a Friend, que será lançado em breve. O problema é que todas essas interações “podem causar muita distração” quando se está tentando trabalhar. Contudo, já que as empresas têm adotado cada vez mais essa configuração aberta, é importante aprender a lidar com o barulho indesejado, afirma Karen Dillon, autora de Como lidar com a política no trabalho (Um guia acima da média – HBR). É preciso desenvolver suas próprias “estratégias de sobrevivência” e regras básicas com as quais toda a equipe deve concordar. Eis algumas ideias:

Aproveite as vantagens

Todos desejamos um pouco de solidão no ambiente de trabalho. Afinal, há uma certa segurança psicológica em ter uma “sala fechada”, explica Dillon. Essa simples privacidade garante que “os colegas não escutem suas ligações” nem vejam exatamente que “páginas você tem consultado na internet” a todo momento. Entretanto, Dillon afirma: “Tornar-se mais íntimo dos colegas pode ser muito benéfico. Podemos rir com eles e perceber o ritmo de trabalho e de vida de cada um.”. Para aproveitar os escritórios abertos, a autora recomenda que se aproveitem suas vantagens, “os relacionamentos”, e se minimizem as desvantagens, “o eventual excesso de informações”. No mínimo, resista ao impulso de ser o primeiro a reclamar do barulho, para não ser visto como implicante ou antipático, recomenda Burkus.

Alinhe as expectativas da equipe

Em vez de se queixar, converse com a equipe sobre como viabilizar o bom convívio em um escritório aberto, sugere Burkus. É recomendável falar primeiro com o gestor, já que é melhor que essa conversa “seja proposta pela liderança”. Segundo aconselha Burkus, diga ao seu chefe: “Eu gostaria que a questão fosse discutida, mas acho que não sou a melhor pessoa para iniciar essa conversa. Você pode me ajudar?”. O objetivo coletivo é chegar a um “consenso sobre as normas a serem seguidas por toda a equipe”, afirma. Por exemplo, quando alguém estiver ao telefone, os outros deverão conversar em voz baixa. “Peça apoio explícito e implícito”, acrescenta Dillon. “Busque um aliado que também possa ajudar.”. Se, por exemplo, quando você estiver em uma ligação importante e os colegas fizerem barulho, esse aliado pode pedir educadamente que diminuam o volume. “E você fará o mesmo por essa pessoa.”

Invista em fones de ouvido

Dillon recomenda a compra de fones de ouvido com cancelamento de ruído para quando for “realizar tarefas que exigem concentração intensa”. Você pode escutar ruído branco, música clássica ou qualquer coisa que o ajude a se sentir bem e a ter um bom desempenho. Os fones de ouvido também “servem como um aviso para os colegas” de que você não quer ser interrompido, a menos que seja absolutamente necessário. “Mas use-os com moderação”, alerta Dillon. “Mostre que você ainda faz parte da equipe.”. Burkus afirma conhecer equipes que estipularam um “código dos fones de ouvido” para expressar seu nível de concentração. “O uso dos dois fones significa ‘não interrompa, estou concentrado’. Já o uso de apenas um deles, ‘pergunte antes de me interromper’. A ausência dos fones quer dizer ‘pode interromper’.”

Mude de lugar

Todos precisam de um local no trabalho onde consigam “pensar, escrever e pôr a criatividade para funcionar sem distrações”, esclarece Dillon. Até o mais aberto dos escritórios costuma ter espaços reservados onde os funcionários podem ficar mais afastados da agitação. Aproveite ao máximo as salas de reunião vazias, áreas semiprivativas e qualquer canto silencioso, aconselha Burkus. “Desafie o bloqueio mental que prende você à mesa que lhe foi designada”, acrescenta. Assim, “quando o colega tagarela começar a contar sobre o último episódio de Game of Thrones, você pode simplesmente pegar seu notebook e ir para outro lugar no escritório”. Uma dica para quem trabalha em empresas grandes: “Ir para outro andar do prédio costuma ajudar”, orienta Burkus. “Como as pessoas do outro andar não conhecem você tão bem, é menos provável que haja distração.

Saia do escritório (por um período)

Se for muito difícil manter a concentração no escritório, Burkus recomenda pedir permissão ao chefe – de vez em quando – para trabalhar em outro lugar, como uma biblioteca ou um café nas imediações. Dependendo da tarefa que precisa realizar, “preste atenção ao tipo de local onde você se sente confortável e consegue produzir mais” e use esse argumento para pedir licença. Por exemplo, você pode dizer ao seu chefe: “Quando faço esses relatórios, preciso de foco. Posso sair e trabalhar do café do outro lado da rua?”. É melhor do que perguntar se pode “trabalhar em casa uma vez por semana”, e, portanto, mais difícil negar o pedido.

Peça para trocar de mesa definitivamente

Se seu problema não for o escritório aberto em si, mas um colega que fala alto e faz muito barulho, talvez seja hora de “conversar com seu gestor sobre trocar de mesa”, aponta Dillon. “Você não precisa sofrer.”. Porém, não reclame. Em vez disso, converse com seu chefe “sobre como você será mais produtivo” em outro lugar. Ela sugere que se diga algo nos seguintes termos: “Ficará mais fácil cumprir prazos se eu mudar para um lugar mais silencioso.”. Seja lá o que fizer, não deixe que o aborrecimento “acumule”, até você, um dia, berrar para os colegas calarem a boca, adverte Dillon. Um surto assim “é muito difícil remediar”, afirma.

Princípios para lembrar

O que fazer:

Conversar com seu gestor e a equipe sobre como viabilizar o bom convívio em um escritório aberto.

Comprar fones de ouvido com cancelamento de ruído para quando for realizar tarefas que exigem concentração intensa.

Buscar espaços reservados dentro do escritório, onde você consiga pensar, escrever e pôr a criatividade para funcionar sem distrações.

O que não fazer:

Ser antipático. Tente aproveitar as vantagens de trabalhar em um espaço aberto.

Não pedir ajuda. Peça a ajuda de um colega de confiança de vez em quando, e faça o mesmo por ele.

Sofrer em silêncio. Converse com seu gestor sobre troca de mesa, se achar que isso aumentará sua produtividade.

Estudo de caso 1: Mantenha o otimismo e se afaste das distrações quando necessário

Zeba Rashid, especialista em organização de grandes eventos para celebridades, trabalhou em muitos tipos de escritório ao longo da carreira e conta que prefere escritórios abertos a ambientes mais corporativos com divisórias altas e salas fechadas.

“[No meu trabalho] é fundamental estar em contato com outras pessoas. Acho que o formato aberto proporciona um maior fluxo de ideias e relacionamentos mais próximos”, explica. “Também percebo que as conversas constantes no escritório despertam minha criatividade.”

Embora destaque as vantagens do espaço aberto, Zeba admite que esse não é o melhor tipo de ambiente quando precisa de extrema concentração para trabalhar.

Na atual função de vice-presidente e diretora de marketing de influência da CRC, agência de marketing digital e relações públicas com sede em Nova York, Zeba aprendeu a lidar com barulhos e distrações. “Quando estou trabalhando em contratos ou propostas complexas, costumo usar fones de ouvido”, revela. Os fones sinalizam para os colegas que ela “tem um prazo a cumprir” e precisa de silêncio. Sobretudo, eles “não interrompem as conversas” dos colegas. “O respeito é imprescindível em escritórios abertos”, assegura.

Recentemente, enquanto trabalhava para cumprir um prazo importante, Zeba reservou uma sala de reunião para se afastar das conversas dos colegas. “Acho que o maior problema nos ambientes abertos é a definição do protocolo social”, afirma. “Sempre achei que ser direta e pedir licença com delicadeza é a melhor opção.”

“Preciso terminar de redigir um contrato. Estarei na sala de reunião se tiverem alguma demanda urgente”, costumava dizer à equipe. “As pessoas estão lá para trabalhar. Não é ruim pedir licença e se afastar do barulho quando necessário.”

Zeba acrescenta que, com o tempo, desenvolveu bom relacionamento profissional com a equipe. “Sabemos como trabalhar juntos e quando precisamos de silêncio, e trabalhar em um escritório aberto permite que eu fique mais acessível para todos”, diz.

Estudo de caso 2: Estabeleça regras básicas e busque uma forma de aquietar a mente

Kaitlin Stewart, executiva de contas sênior da TASC Group, uma agência de relações públicas, divide um escritório aberto com oito colegas. Seu chefe, o cofundador, tem uma sala semiprivativa. Há também uma sala semifechada para reuniões pequenas.

Em geral, Kaitlin acha que o escritório aberto é bom para construir relacionamentos. “Esse formato estimula o trabalho em equipe”, conta. “Permite que todos compartilhemos ideias e promove um clima de coleguismo.”

Mas, às vezes, o barulho atrapalha. Segundo ela, ruídos indesejados podem distrair e até “atordoar as pessoas”.

Por isso a equipe definiu regras básicas para o melhor convívio no escritório aberto. “Não é permitido gritar para conversar com alguém que está do outro lado da sala. Se alguém estiver batendo papo com o colega, precisa respeitar [falando baixo] quem está ao telefone. Se a conversa for longa, precisa ir para a sala de reunião.”

As regras básicas “são discutidas constantemente”, acrescenta. “Nós as ajustamos para fortalecer a equipe e nossas melhores práticas.”

A executiva também descobriu que meditar ajuda. “Meu chefe incentiva todos os membros da equipe a tirar 20 minutos por dia, ao longo do expediente, para fechar os olhos e ficar em silêncio. É um exercício para treinar a mente a desligar do barulho. Para mim, tem sido muito útil.”

No momento, Kaitlin está em paz com barulhos e distrações. Mas conta que “certamente, pediria para trocar de mesa”, se achasse que isso poderia ajudá-la a trabalhar melhor. “Tenho convicção de que o trabalho é o que nos mantém vivos. Precisamos ter as condições necessárias para produzir e ter sucesso.”

Rebecca Knight é jornalista freelancer em Boston e professora na Wesleyan University, com trabalhos publicados nos jornais The New York Times, USA Today e The Financial Times.